Comment gérer les réponses aux formulaires en fonction de la personne qui les remplit ?

Présentation et explications

Lors de la configuration d’un modèle de formulaire, vous pouvez choisir qui est chargé de fournir les informations : la personne qui l’envoie (le créateur), celle qui le reçoit (le signataire) ou les deux. Selon l’option que vous choisissez, le système organisera différemment votre page « Tous les formulaires » afin de vous aider à suivre la progression de chacun ou à consulter un document final regroupant toutes les informations.

Fonctionnement

1. Comprendre les options « Rempli par »

Comme le montre l’image ci-dessous, vous disposez de trois méthodes principales pour attribuer la responsabilité d’un formulaire :

Créateur : la personne qui envoie le formulaire le remplit une seule fois. D’autres personnes peuvent le signer par la suite, mais les informations essentielles restent les mêmes pour tout le monde.
Signataire : chaque personne recevant le formulaire remplit sa propre version du document.
Les deux : le créateur remplit une section spécifique, et chaque signataire remplit une section distincte et unique.

2. Consultation des résultats sur la page « Tous les formulaires »

La manière dont vous accédez à vos formulaires remplis varie en fonction de vos paramètres « Rempli par » :

Pour les formulaires « Créateur » : recherchez le menu déroulant « Choisir une action » dans la colonne la plus à droite. Cela vous permet de gérer la version unique du formulaire qui a été envoyée.
Pour les formulaires de type « Signataire » ou « Les deux » : vous verrez des flèches haut/bas à la place du menu « Choisir une action ».
- Cliquez sur ces flèches pour développer l’affichage et consulter la liste de toutes les personnes ayant rempli le formulaire.
- Vous pouvez vérifier ici le statut spécifique de la réponse de chaque personne.

3. Accéder à vos fichiers PDF

Le système génère automatiquement deux types de fichiers pour les formulaires « Signataire » ou « Les deux » :

Fichiers PDF individuels : un document unique pour chaque personne ayant rempli le formulaire.
PDF « tout-en-un » : un document unique « regroupé » qui combine les informations saisies par chaque utilisateur dans un seul fichier pour faciliter la consultation.

Cas d’utilisation et avantages

Réunions de sécurité (Créateur) : Idéal pour les réunions de sécurité au cours desquelles un responsable remplit le compte-rendu de la réunion, puis demande à dix employés de signer le même document pour attester de leur présence.
Inspections d’équipements (Créateur) : utilisez cette option lorsqu’un seul opérateur remplit une fiche de contrôle quotidienne et certifie la sécurité de sa machine.
Formation des nouveaux employés (Signataire) : utilisez cette option lorsque vous envoyez un dossier de formation standard aux nouvelles recrues. Comme le rôle « Signataire » est sélectionné, chaque employé remplit ses propres informations personnelles et fiscales. Vous pouvez ensuite utiliser les flèches haut/bas pour voir exactement quelles nouvelles recrues ont terminé leurs formalités administratives et lesquelles sont encore en attente.
Enregistrements sur site (les deux) : utilisez ce modèle si un responsable doit remplir les rubriques « Détails du site » et « Risques » déjà identifiés (section « Créateur »), mais souhaite que chaque travailleur indique sa propre « Tâche spécifique », effectue sa « Vérification des EPI » et signale les autres risques identifiés (section « Signataire »).