Como posso gerir as respostas aos formulários consoante quem as preenche?

Visão geral e explicação

Ao configurar um modelo de formulário, pode decidir quem é responsável por fornecer as informações: a pessoa que o envia (Criador), a pessoa que o recebe (Signatário) ou Ambos. Dependendo da opção que escolher, o sistema organizará a sua página «Todos os formulários» de forma diferente, para o ajudar a acompanhar o progresso individual ou a visualizar um documento final combinado.

Como funciona

1. Compreender as opções «Preenchido por»

Conforme ilustrado na imagem abaixo, dispõe de três formas principais de atribuir a responsabilidade por um formulário:

• Criador: A pessoa que envia o formulário preenche-o uma única vez. Outras pessoas podem assiná-lo posteriormente, mas a informação essencial permanece a mesma para todos.

• Signatário: Cada pessoa que recebe o formulário preenche a sua própria versão do documento.

• Ambos: O Criador preenche uma secção específica e cada Signatário preenche uma secção separada e única.

2. Visualizar os resultados na página «Todos os formulários»

A forma como acede aos seus formulários preenchidos varia consoante as suas definições de «Preenchido por»:

1. Para formulários do tipo «Criador»: procure o menu suspenso «Escolher ação» na coluna mais à direita. Isto permite-lhe gerir a versão única do formulário que foi enviada.

2. Para formulários do tipo «Signatário» ou «Ambos»: Verá setas para cima/para baixo em vez do menu «Escolher ação».

   • Clique nessas setas para expandir a visualização e ver uma lista de todas as pessoas que preencheram o formulário.

   • Aqui pode verificar o estado específico da entrada de cada pessoa.

3. Aceder aos seus PDFs

O sistema gera automaticamente dois tipos de ficheiros para os formulários «Signatário» ou «Ambos»:

• PDFs individuais: um documento único para cada pessoa que preencheu o formulário.

• PDF «Tudo em um»: Um único documento «agrupado» que combina as informações introduzidas por cada utilizador num único ficheiro, para facilitar a revisão.

Casos de utilização e vantagens

• Reuniões de Segurança (Criador): Ideal para reuniões de segurança em que um supervisor preenche as notas da reunião e, em seguida, dez trabalhadores assinam o mesmo documento para confirmar a sua presença.

• Inspeções de equipamento (Criador): Utilize esta opção quando um único operador preencher uma ficha de verificação diária e certificar a segurança da sua máquina.

• Orientação de Colaboradores (Assinante): Utilize esta opção quando enviar um pacote de orientação padrão aos novos colaboradores. Uma vez que está configurado como «Assinante», cada colaborador preenche os seus próprios dados pessoais e informações fiscais. Pode então utilizar as setas para cima/para baixo para ver exatamente quais os novos colaboradores que concluíram a documentação e quais os que ainda estão pendentes.

• Registos no local de trabalho (Ambos): Utilize esta opção se um gestor precisar de preencher os «Detalhes do local» e os «Riscos» já identificados (secção «Criador»), mas pretender que cada trabalhador indique a sua própria «Tarefa específica», «Verificação do EPI» e outros riscos identificados (secção «Assinante»).