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Comment fusionner des types de certification en double ?

Cet article vous explique comment regrouper des noms de certifications similaires au sein d'une même catégorie afin de mieux organiser vos dossiers.

 

⚠️ AVERTISSEMENT : cette action ne peut pas être annulée. Lorsque vous fusionnez deux types de certification, le système supprime définitivement l’ancien nom et transfère tous les enregistrements vers le nouveau nom. Veuillez vous assurer que vous fusionnez bien les éléments souhaités avant de continuer.

Présentation et explications

Au fil du temps, votre liste de types de certification peut se retrouver encombrée de doublons dont l’orthographe ou la capitalisation diffèrent (par exemple, « WHMIS » et « whmis »). Notre système traitant ces éléments comme des catégories distinctes, vos données peuvent se retrouver réparties entre deux noms différents.

La fonctionnalité « Fusionner les types de certification » vous permet de nettoyer votre base de données en regroupant ces doublons sous un seul nom officiel, garantissant ainsi que tous les dossiers des salariés sont classés au même endroit.

Fonctionnement (étape par étape)

  1. Ouvrez le menu « Ressources » dans la barre latérale de gauche.

  2. Sélectionnez « Certifications », puis cliquez sur « Types de certification ».

  3. Recherchez la certification en double que vous souhaitez modifier et cliquez sur le bouton « Choisir une action » situé à côté.

  4. Sélectionnez « Modifier ».

  5. Dans le champ « Nom », saisissez le nom exact du type de certification dans lequel vous souhaitez la fusionner (par exemple, si vous souhaitez tout transférer vers « SIMDUT », remplacez le nom par « SIMDUT »).

  6. Cliquez sur « Enregistrer ».

  7. Une fenêtre contextuelle intitulée « Fusionner les types de certification » s’affichera. 

  8. Vérifiez les détails. S’ils sont corrects, cliquez sur « Confirmer la fusion ». Si vous changez d’avis, cliquez sur « Annuler » pour conserver les noms séparés.

Cas d’utilisation et avantages

  • Normalisation des dossiers : assurez-vous que tous les employés titulaires d’un certificat « SIMDUT » apparaissent sous une seule rubrique plutôt que sous trois rubriques différentes.

  • Correction des fautes de frappe : corrigez facilement le nom d’une certification mal orthographié sans perdre les documents déjà associés à celle-ci.

  • Rapports plus clairs : générez des rapports plus précis en éliminant les catégories « fantômes » qui ne contiennent qu’une ou deux entrées.

  • Recherche améliorée : facilitez la recherche de certifications spécifiques pour les responsables en conservant une liste claire et organisée.