Pourquoi ne puis-je pas trouver un ouvrier en particulier dans ma liste ?

Présentation et explications

Si vous essayez d’ajouter un travailleur à un formulaire ou à une feuille de présence, mais que son nom n’apparaît pas, cela est généralement dû au fait que son compte n’est pas en état « Actif ». Afin de garantir l’exactitude de vos registres, le système n’affiche que les travailleurs qui sont pleinement prêts à travailler.

Si un travailleur est actuellement en statut « En attente » ou « Bloqué », il reste masqué afin d’éviter toute erreur dans vos rapports. En faisant passer un travailleur au statut « Actif » ou « Actif pour le kiosque », vous le rendez disponible pour être sélectionné lors des validations de présence et du suivi des heures.

Fonctionnement (étape par étape)

1. Si un collaborateur est en « Attente d’activation du compte »

Il s’agit de la solution la plus simple. Si un collaborateur se trouve dans cet état, un administrateur n’a qu’à l’activer manuellement pour le rendre visible.

Attention : lorsqu’un collaborateur est activé, s’il dispose d’une adresse e-mail dans son profil, le système lui enverra automatiquement une invitation de connexion. Si vous souhaitez uniquement qu’il apparaisse dans la liste pour les validations par le responsable (et qu’il ne se connecte pas lui-même), vous devez d’abord supprimer son adresse e-mail. Reportez-vous à l’étape 2 pour savoir comment supprimer une adresse e-mail.

Accédez à Ressources > Collaborateurs.
Recherchez le collaborateur dans la liste.
Cliquez sur « Choisir une action ».
Cliquez sur « Activer ».

2. Si un collaborateur est en « Attente de vérification de l'adresse e-mail »

Si une ressource a renseigné une adresse e-mail mais ne l’a pas encore validée, elle n’apparaîtra pas. Vous pouvez contourner cette étape pour l’ajouter immédiatement à vos listes en la basculant vers le statut de ressource « Kiosque » :

Accédez à Ressources > Collaborateurs et recherchez le collaborateur.
Cliquez sur « Choisir une action » et sélectionnez « Désactiver ».
Sélectionnez le nom de l’employé dans la liste, puis cliquez sur l’icône en forme de crayon pour le modifier.
Supprimez l’adresse e-mail de son profil. (Vous pouvez la coller dans la section « Notes » si vous souhaitez la conserver pour plus tard).
Cliquez sur « Enregistrer ».
Revenez à la liste et activez l’employé. Il apparaîtra désormais comme « Actif » pour le kiosque.

3. Si un collaborateur est « bloqué »

Les employés bloqués sont masqués dans tous les formulaires et toutes les feuilles de présence actifs.

Accédez à Ressources > Collaborateurs.
Cliquez sur le filtre « Statut » (le troisième filtre en haut du tableau).
Décochez toutes les cases sauf « Bloqué ».
Recherchez le collaborateur dans la liste filtrée.
Cliquez sur « Choisir une action » et sélectionnez « Réactiver ».
- Remarque : ils passeront à l’état « Actif » (si une adresse e-mail est renseignée) ou « Actif pour le kiosque » (si aucune adresse e-mail n’est renseignée).

Cas d'utilisation et avantages

Accès immédiat sur le terrain : remédiez rapidement à la « disparition » d’un collaborateur afin qu’un superviseur puisse l’ajouter à un formulaire de sécurité ou à une feuille de présence sur site sans attendre les vérifications par e-mail.
Gestion flexible des chantiers : gérez facilement les collaborateurs qui ne possèdent pas de smartphone ou qui ne sont pas autorisés à utiliser leur téléphone sur le chantier grâce au statut « Actif pour le kiosque ».
Rapports précis : assurez-vous que vos menus déroulants n’affichent que le personnel actuel et actif, ce qui réduit le risque de sélectionner la mauvaise personne.