Como posso gerar e enviar os formulários fiscais de fim de ano (T4, T4A e RL-1) para os meus colaboradores?

⚠️ Requisitos e avisos importantes

Passos irreversíveis: Uma vez criado um pacote fiscal, este não pode ser reposto num estado em branco. Para efetuar alterações num pacote que se encontre em processamento ou já tenha sido submetido, deverá eliminar o pacote na íntegra e iniciar um novo.
Prazos de envio: Para garantir que o governo receba os seus formulários até ao prazo-limite de 24 de fevereiro de 2026, deve enviar os seus pacotes através do sistema o mais tardar até 24 de fevereiro de 2026.
Tarefas manuais: No caso dos trabalhadores do Quebeque, embora o ajudemos a gerar os comprovativos RL-1, é da sua responsabilidade apresentar manualmente o resumo RL-1 junto da Revenu Québec.
Informações bloqueadas: Não é possível alterar manualmente a classificação de um trabalhador (por exemplo, alterar um prestador de serviços para um colaborador) nem criar formulários para montantes não registados no seu histórico de folhas de pagamento na aplicação. Caso necessite destas alterações específicas, contacte a nossa equipa de apoio para obter assistência.

Visão geral e explicação

No final de cada ano civil, os empresários devem fornecer comprovativos fiscais (como os formulários T4) aos seus colaboradores e ao governo. O nosso sistema simplifica este processo, reunindo todos os seus dados de folha de pagamentos do ano anterior e organizando-os nos formatos oficiais exigidos pela CRA e pela Revenu Québec. Este processo garante que a sua equipa possa apresentar as suas declarações de impostos pessoais com precisão e que a sua empresa se mantenha em conformidade com a legislação fiscal canadiana.

1. Inicie o seu Pacote Fiscal

Aceda à secção «Pacotes Fiscais de Fim de Ano». Selecione o ano fiscal para o qual pretende efetuar a declaração. O sistema irá mostrar-lhe automaticamente quais os pacotes de que necessita com base na localização dos seus colaboradores (por exemplo, o pacote RL-1 só aparecerá se tiver colaboradores no Quebeque).

2. Gere os formulários

Localize o pacote específico (por exemplo, T4) e clique em «Criar».

Confirme os dados de contacto: verifique os dados de contacto fornecidos. É a esta pessoa que o governo se dirigirá caso surjam questões sobre a sua declaração.
Analise a pré-visualização: Antes de finalizar, aceda à secção «Relatórios» e descarregue o «Relatório de pré-visualização». Isto permite-lhe verificar se existem erros antes de os formulários serem oficialmente gerados. (Nota: Atualmente, as pré-visualizações estão disponíveis apenas para os formulários T4 e RL-1).

3. Rever e editar os comprovativos

Após a geração, clique no pacote para visualizar os comprovativos individuais dos colaboradores.

Pesquisar e filtrar: Encontre rapidamente funcionários específicos utilizando a barra de pesquisa.
Ações em massa: Pode selecionar vários colaboradores de uma só vez para aprovar os seus comprovativos ou atualizar campos fiscais específicos (como os campos 45 ou 50).
E-mails T4: Desde que o perfil do trabalhador tenha um endereço de e-mail pessoal preenchido, os seus colaboradores receberão um e-mail protegido por palavra-passe com o seu T4, assim que o botão «Enviar comprovativos por e-mail» for premido, desde que o endereço de e-mail esteja preenchido no perfil do trabalhador.

As instruções relativas à palavra-passe para o documento T4 constarão do e-mail enviado aos colaboradores. Caso pretenda enviar as instruções antecipadamente, antes do envio dos formulários T4, pode copiar estas instruções para as suas comunicações com os colaboradores.

O seu comprovativo fiscal T4 está encriptado para sua segurança. Para abrir o ficheiro, terá de introduzir uma palavra-passe baseada no seu apelido e no seu Número de Segurança Social (SIN).

Formato da palavra-passe

A palavra-passe é o seu apelido em minúsculas, seguido imediatamente pelos três dígitos centrais do seu SIN.

Requisito	Regra	Exemplo
Apelido	Utilize apenas letras minúsculas. Remova todos os espaços, acentos ou caracteres especiais.	De Luca passa a ser deluca
N.º de Segurança Social	Utilize apenas o 4.º, o 5.º e o 6.º dígitos do seu SIN.	123-456-789 passa a ser 456

Exemplo:

Se o seu apelido for Martin e o seu SIN for 123-456-789, a sua palavra-passe será: martin456

4. Envie ao Governo

Quando tiver a certeza de que as informações estão corretas, clique em «Enviar».

Prazo de processamento: Os pacotes são enviados ao Governo no dia útil seguinte.
Período de suspensão da CRA: Tenha em atenção que os pacotes T4/T4A não serão fisicamente transmitidos à CRA até 12 de janeiro, devido à sua manutenção anual.
Descarregar cópias: Após o envio, pode descarregar cópias em PDF de todos os comprovativos para os seus registos internos.

Casos de utilização e vantagens

Recolha automática de dados: Poupa horas de introdução manual de dados, reunindo os dados salariais de um ano inteiro num único local.
Conformidade com as normas do Quebec: Identifica automaticamente quais os colaboradores que necessitam de formulários RL-1 em vez dos T4 padrão, com base no seu local de trabalho.
Detecção de erros: Se a CRA detetar um problema no seu ficheiro, o sistema envia uma notificação de «rejeição» para que possa corrigir o erro e voltar a enviar o ficheiro.

Alterações no procedimento: O que há de novo?

Anteriormente, poderia ter tratado dos formulários fiscais manualmente ou através de um portal governamental separado.

A forma antiga: calcular manualmente os totais e introduzi-los em sites governamentais ou formulários em papel.
A nova forma: Todos os totais são calculados com base na sua folha de pagamentos registada. Se um formulário T4 não corresponder aos seus registos, o sistema impede a introdução dos dados para o proteger de discrepâncias em caso de auditoria, exigindo, em vez disso, uma atualização comprovada.