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Como posso notificar imediatamente a minha equipa quando um formulário crítico é iniciado?

Este artigo irá resumir como configurar alertas instantâneos para formulários de alta prioridade, de modo a que as pessoas certas sejam notificadas no momento em que um documento for enviado para assinatura.

Notas importantes e requisitos

  • Exceção relativa aos formulários agendados: Tenha em atenção que estas notificações instantâneas não se aplicam aos formulários agendados.

  • Definições pessoais: As notificações são específicas de cada utilizador. Se um membro da equipa não estiver a receber estes alertas, deve certificar-se de que as notificações por e-mail ou push estão ativadas nas definições da sua conta. O e-mail e as notificações push no telemóvel estão configurados por predefinição.

Visão geral e explicação

Quando ocorre um evento grave, como um incidente no local de trabalho ou um quase-acidente, esperar que um formulário seja totalmente preenchido antes de notificar a liderança é, muitas vezes, demasiado tarde. A funcionalidade «Notificação de Formulários Críticos» resolve esta situação, permitindo-lhe selecionar membros específicos da equipa para serem alertados no momento exato em que um formulário de alta prioridade é enviado para assinatura. Isto proporciona aos seus responsáveis pela segurança ou gestores uma vantagem crucial, para que possam entrar em ação imediatamente.

Como funciona

Para configurar um alerta instantâneo para um formulário específico, siga estes passos:

  1. Abra o «Template Builder» para o formulário que pretende atualizar.

  2. Localize a secção «Notificação de Criação de Formulário Crítico».

  3. Selecione o utilizador ou utilizadores específicos que devem ser notificados no momento em que este modelo de formulário for enviado para assinatura.

  4. Clique em «Guardar» para aplicar as suas alterações. Depois de guardadas, as pessoas selecionadas receberão um alerta sempre que este formulário específico for iniciado.

Como verificar as definições de notificação individuais: Se um utilizador selecionado não estiver a receber os seus alertas, terá de verificar as suas preferências pessoais:

  1. Aceda a «Detalhes da minha conta».

  2. Clique em «Editar as minhas definições de notificações».

  3. Certifique-se de que os botões de ativação para notificações por e-mail e/ou push estão ativados para este tipo de alerta.

Casos de utilização e vantagens

  • Resposta mais rápida a emergências: Notifique os responsáveis pela segurança assim que for iniciado um relatório de lesão ou acidente, para que possam proteger o local ou pedir ajuda imediatamente.

  • Gestão proativa de riscos: alerte os supervisores imediatamente quando for preenchido um formulário de quase acidente, permitindo-lhes resolver o problema antes que alguém se magoe efetivamente.

  • Visibilidade dos fluxos de trabalho urgentes: avise os diretores de que um documento crítico e urgente está a aguardar assinatura, para que possam acompanhar o seu andamento.