Como posso fazer uma cópia de segurança automática dos meus formulários preenchidos no Dropbox?

Visão geral e explicação

A integração com o Dropbox permite-lhe enviar automaticamente cópias dos seus formulários Corfix preenchidos diretamente para a conta Dropbox da sua empresa. Uma vez estabelecida a ligação, não terá de descarregar nem mover ficheiros manualmente; o Corfix tratará de tudo por si. Isto mantém os seus registos organizados, seguros e facilmente acessíveis num sistema de armazenamento que a sua equipa já controla.

Como funciona

1. Ligar a sua conta do Dropbox

1. Aceda à secção «Detalhes da minha conta» no Corfix.
2. Abra a página «Integrações» e clique em «Adicionar».
3. Selecione «Dropbox» na lista de opções disponíveis.
4. Siga as instruções no ecrã para iniciar sessão na sua conta do Dropbox e conceder ao Corfix permissão para estabelecer uma ligação segura.

2. Como os seus formulários são sincronizados

• Novos formulários: Assim que a ligação estiver configurada, qualquer formulário que reúna todas as assinaturas necessárias e atinja o estado «Concluído» será automaticamente guardado no seu Dropbox.
• Formulários existentes: Imediatamente após estabelecer a ligação, o Corfix irá procurar quaisquer formulários que já tenha preenchido e também irá fazer automaticamente uma cópia de segurança desses formulários no Dropbox.

3. Como encontrar os seus ficheiros no Dropbox

Os seus ficheiros são organizados automaticamente para facilitar a sua localização:

1. Inicie sessão na sua conta do Dropbox e procure uma pasta principal denominada «Corfix Backup».
2. No seu interior, os seus formulários estão organizados em pastas por projeto (por exemplo, «1000 O meu projeto»).
3. Dentro da pasta do projeto, os ficheiros estão organizados por ano e, em seguida, por mês (por exemplo, «2025» > «03»).
4. Cada ficheiro PDF é nomeado de forma clara, utilizando o Número do Documento, o Título, o Nome do Signatário e a Data (por exemplo, 20 O Meu Formulário John Doe 2025-03-25.pdf).

4. Resolução de problemas relacionados com ficheiros em falta

Se os seus formulários preenchidos não estiverem a aparecer no Dropbox, peça ao seu administrador da equipa do Dropbox para verificar as seguintes definições:

1. Certifique-se de que o Grupo de Cópia de Segurança Corfix existe nas suas definições do Dropbox.
2. Certifique-se de que a pasta de cópia de segurança «Corfix» existe.
3. No Dropbox, aceda a Pessoas > Grupos, clique no grupo «Corfix Backup» e clique em «Gerir acesso». Verifique se a pasta «Corfix Backup» está marcada e listada em «Pastas da equipa».

5. Remoção da integração

Caso necessite de desligar o Corfix do Dropbox, terá de seguir alguns passos em ambas as plataformas:

• No Corfix: aceda a «Detalhes da minha conta» > «Integrações». Localize a integração com o Dropbox, clique em «Ações» e selecione «Eliminar».
• No Dropbox (apenas para administradores):
  • 1. Aceda às definições de Conteúdo da Equipa e localize a pasta «Corfix Backup».
  • 2. Arquive a pasta, aceda ao separador «Arquivados» e selecione «Eliminar definitivamente».
  • 3. Aceda a «Pessoas» > «Grupos», clique no grupo «Corfix Backup» e selecione «Eliminar grupo».

Casos de utilização e vantagens

• Poupe tempo: elimine o trabalho repetitivo de descarregar manualmente ficheiros PDF do Corfix e carregá-los na unidade de armazenamento da sua empresa.
• Melhor gestão de registos: Os seus formulários são organizados automaticamente por número de projeto, ano e mês, tornando incrivelmente simples encontrar documentos específicos durante uma auditoria ou revisão de segurança.
• Maior segurança dos dados: mantenha todos os seus registos importantes de segurança e de projetos com cópias de segurança e centralizados num ambiente já gerido pela sua equipa de TI.