Como posso acompanhar e comparar as alterações introduzidas num formulário ao longo do tempo utilizando o Histórico de Versões?

Visão geral e explicação

Esta funcionalidade, a que chamamos «Controlo de versões de formulários», mantém automaticamente um registo das alterações sempre que alguém edita ou adiciona informações a um formulário. Pense nela como um registo com data e hora para os seus formulários.

Sempre que é efetuada uma atualização significativa (como a edição do conteúdo ou a adição de notas), o sistema guarda uma nova versão do formulário. Isto permite-lhe:

• Ver exatamente quando e quem efetuou uma atualização.

• Visualizar e descarregar qualquer versão anterior do formulário.

• Comparar duas versões diferentes para identificar rapidamente as alterações exatas que foram feitas.

Como funciona (passo a passo)

O processo de acompanhamento das alterações é, na sua maioria, automático, mas pode controlar a forma como o sistema o notifica ou definir se é necessária uma nova assinatura quando ocorre uma alteração.

1. Como são criadas as versões

É criada automaticamente uma nova versão, que é numerada (por exemplo, Versão 1, Versão 2, etc.), sempre que alguém:

1. Editar o conteúdo do formulário (adicionar ou alterar uma resposta).

2. Adiciona ou edita uma nota no formulário.

2. Controlo da ação quando um formulário é editado

Quando um modelo de formulário é configurado inicialmente, o criador pode escolher o que acontece quando alguém edita um formulário preenchido:

• Sem ação: O número da versão aumentará, mas o sistema não solicitará novas assinaturas nem emitirá qualquer notificação especial.

• Notificação: O número da versão aumenta e o sistema alerta as pessoas de que foi feita uma alteração.

• Solicitação (perguntar ao utilizador): Quando o editor guarda as suas alterações, surge uma janela pop-up a perguntar se é necessária uma nova assinatura.

• Assinar novamente: O número da versão aumenta e o sistema remove automaticamente as assinaturas existentes, exigindo que o formulário seja assinado novamente para ser considerado preenchido.

3. Visualização e comparação de versões anteriores

Pode aceder às versões do formulário através da página «Detalhes do formulário», no botão «Ações»;

1. Abra o formulário preenchido que pretende verificar.

2. Selecione o menu suspenso «Ações».

3. Selecione «Histórico de versões» (só estará visível se tiverem sido criadas, pelo menos, duas versões).

4. Ao clicar nesta opção, será apresentada uma lista de todas as versões anteriores, incluindo a data, a hora e a pessoa que efetuou a alteração.

5. A partir desta lista, pode selecionar duas versões quaisquer e utilizar a ferramenta de comparação integrada para destacar as diferenças entre elas.

Casos de utilização e vantagens

Esta funcionalidade confere maior segurança e clareza aos seus processos de formulários. Apresentamos aqui 3 a 5 exemplos específicos e práticos de situações em que poderá utilizar esta funcionalidade:

• Para auditorias e conformidade: se precisar de comprovar exatamente como um formulário se apresentava numa data e hora específicas, para efeitos de requisitos legais ou regulamentares, pode aceder ao PDF exato dessa versão histórica.

• Acompanhamento de correções: Um formulário foi enviado com um erro e, posteriormente, um gestor corrigiu-o. Pode consultar a versão original e a versão corrigida para compreender o que foi alterado.

• Revisão de notas e comentários: Os membros da equipa podem adicionar notas ao longo de vários dias. Pode acompanhar o histórico dessas notas para ver a evolução da discussão.

• Segurança para documentos importantes: Se um documento essencial exigir uma assinatura, definir o modelo do formulário para «Reassinar» garante que qualquer alteração efetuada após a assinatura inicial invalida a assinatura anterior, obrigando a equipa a rever e a assinar o documento atualizado.

Alterações de comportamento: O que há de novo?

Esta funcionalidade representa uma melhoria significativa na forma como lidamos com as alterações aos formulários.